برای سازماندهی ارکان همایش، سومین جلسه هماهنگی با حضور رئیس و معاون موسسه، مسئولین بخش های تحقیقاتی، امور اداری و حراست موسسه در تاریخ 1402/04/26 برگزار شد. در این جلسه دکتر سهرابی به عنوان دبیر علمی و دکتر قرنجیکی به عنوان دبیر اجرایی انتخاب شدند. پیگیری ثبت دامنه و ایجاد وب سایت به عنوان اولویت اول مورد تاکید قرار گرفت.